Notas previas

Los libros de trabajos son la herramienta AFO que nos permite combinar el uso de varias Querys de BW y la potencia de Excel. Sin embargo, poseen algunas limitaciones:

• Introducir varias querys y eliminar alguna de ellas, no elimina todos los datos internos (por ejemplo, variables) que se utilizan en las querys. Esto hace que los libros se puedan corromper. Se recomienda llevar a cabo ampliaciones de los libros en nuevos documentos respetando las versiones anteriores.

• Otro problema conocido es con el almacenamiento: onedrive, sharepoint… corrompen los datos del Workbook, por lo que es recomendable almacenar las copias en SAP BUSINESS WAREHOUSE.

Almacenamiento de los libros en SAP BUSINESS WAREHOUSE

• Desde Excel, con el Workbook abierto y almacenado en local (sobre una carpeta que no está sincronizada con onedrive, sharepoint, etc..) en el formato deseado: xlsx (estándar), xlsm (con macros), xlsb (binario), etc… realizaremos la siguiente acción sobre Excel: ARCHIVO / ANALYSIS / GRABAR LIBRO DE TRABAJO / GRABAR LIBRO DE TRABAJO EN LA PLATAFORMA SAP BUSINESS WAREHOUSE.
  
  

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• Realizaremos la conexión con el entorno de PRO (SAP BW PRO) y con un usuario con derechos suficientes. Seleccionaremos la ficha MIS DOCUMENTOS y asignaremos un nombre técnico (SIN ESPACIOS) y una descripción al fichero que deseamos almacenar.
  
  

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• Grabaremos (Grab).

Proteger libro de trabajo

Cuando se trabaja en warehouse, las modificaciones que aplica un usuario afectan al resto, es decir, cuando se abre un documento no se trabaja con una plantilla, sino con el documento real. Si la información se va a compartir y se desea conservar el formato del libro de trabajo, es necesario proteger la información. Para ello, realizaremos el siguiente proceso:

• Utilizaremos la opción PROTEGER LIBRO DE TRABAJO dentro de las opciones de ARCHIVO / ANALYSIS:
  
  

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• Aplicaremos una contraseña y si fuese necesario, permitiremos la edición de algunas opciones. En la imagen, se ha permitido el uso de objetos, lo que permite modificar, por ejemplo, los gráficos del documento.

• Finalmente, al pulsar OK, aplicaremos la protección.

• Es necesario volver a grabar el documento para que los cambios se propagen a warehouse.

Recuperación del Workbook - Abrir el workbook

• Desde Excel, accederemos a ARCHIVO / ANALYSIS / ABRIR LIBRO DE TRABAJO / ABRIR LIBRO DE TRABAJO DESDE LA PLATAFORMA SAP BUSINESS WAREHOUSE.
  
  

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• Sobre el sistema SAP BW PRO y con un usuario con derechos suficientes, buscaremos por nombre el documento que deseamos abrir. Si no conocemos su nombre exacto, podemos utilizar plantillas de polivalencias.
  
  

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• Seleccionaremos el libro y lo abriremos.

Modificar/eliminar un workbook

Podemos realizar las siguientes acciones sobre los libros almacenados:

• Subir un nuevo documento con el mismo nombre. Este proceso es igual que subir un libro nuevo, pero se nos pedirá confirmación de la sobreescritura.

• Modificar el nombre del documento almacenado en SAP BUSINESS WAREHOUSE. En este caso, procederemos como si fuésemos a abrir un libro y sobre el documento que deseamos cambiar, utilizaremos la opción contectual RENOMBRAR:
  
  

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• Finalmente, podemos eliminar un libro almacenado. Para ello, igual que en el caso anterior, en el proceso de apertura disponemos, sobre el libro que deseamos eliminar, la opción BORRAR.
  
  

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