Qué es un webinar

Un webinar es una reunión online con carácter formativo. Sería es lo más parecido a una ponencia física, lo único que es virtual. En el Grupo Juinsa Teams es la herramienta que ofrece la posibilidad de realizar webinars. 

Los webinars, también denominados seminarios o clases online, se dan en tiempo real, con un día y una fecha específica. En su desarrollo, y como en cualquier evento presencial, el conferenciante está hablando en vivo a la audiencia y los asistentes pueden hacer preguntas o comentar cuando llega su turno. Son formaciones de carácter práctico y no deben durar más de 40-50 minutos.

Diferencia entre webinar y nueva reunión

Cuando creamos una nueva reunión online nosotros tenemos que enviar la invitación a los participantes, agregando a los asistentes requeridos.

En un webinar, se envía la convocatoria por otro medio, por ejemplo, email, y las personas que quieran asistir se inscriben al evento.

Crear un webinar

Paso 1: Vamos al calendario de Teams

Abrir desplegable de Nueva reunión > Seleccionar Seminario web.

Paso 2: Completar los detalles de la convocatoria

Hay una serie de campos básicos que tenemos que completar. Se encuentran resaltados en amarillo en la siguiente imagen.

Agregue un título: recomendamos comenzar el título con la palabra Webinar para que quede claro en el calendario de los asistentes.

Escriba los detalles de esta nueva reunión: No es necesario rellenar este campo, si bien, puede ser útil para escribir el contenido que se va a explicar en el webinar o la razón por la que se organiza esta formación.

1. Agregar moderadores necesarios: Si la persona que está organizando el webinar es la persona que va a moderar la sesión, podemos dejar este campo en blanco. Si varias personas van participar como oradores en el webinar, sí que debemos añadirlas aquí.

2. Agregue una ubicación: Aquí no es necesario escribir nada ya que automáticamente nos generará como ubicación Teams.

Paso 3: Requerir registro

El webinar se puede organizar sin requerir que el usuario se registre. El organizador se conectará ese día sin saber si hay gente que va a asistir o no. En el desplegable Requerir registro, elegiremos la opción Ninguno.

Nosotros recomendamos que los usuarios se registren para poder llevar un control y saber si hay gente interesada en asistir o, por el contrario, no hay asistentes y el webinar se puede cancelar. Por tanto, aconsejamos la opción A los usuarios de su organización. 

Cualquier persona con el link para el registro podría registrarse si la opción que hemos seleccionado es A todos los usuarios.

Paso 4: Preparar un formulario de registro.

Clicar en Ver formulario de registro. Lo que vamos a rellenar a continuación es la convocatoria que los usuarios van a recibir.

1. Cargar una imagen: para que quede bien, hay que tener en cuenta el tamaño sugerido, ya que no todas las imágenes se ajustan bien a este tamaño.

2. Agregar título: recomendamos añadir el mismo título que pusimos en la convocatoria.

3. Día y hora.

4. Agregar descripción: breve descripción sobre el webinar que se va a impartir. Recomendamos que la descripción no sea muy detallada pero que diga con claridad en qué consiste el webinar.

5. Añadir orador: Al pulsar en Añadir orador, nos aparecen las casillas para agregar el nombre de la persona que va a impartir el webinar. No es necesario añadir una biografía pero sí que se puede poner, por ejemplo, el cargo que la persona tiene en la empresa. Si hay más oradores, simplemente hay que clicar en Añadir orador para agregarlos.

6. Nombre, Apellidos y Correo electrónico.

7.  Agregar campo: aquí podemos solicitar alguna información más si lo creemos necesario. Por ejemplo, el equipo de Formación de Informática, siempre pregunta, a través de la Pregunta personalizada, si la persona tiene alguna sugerencia para futuros webinars. 

Una vez rellanado el formulario de registro, pulsamos en Guardar y volveremos a la convocatoria.

Paso 5: Enviar

Una vez completado el formulario de registro y los detalles de la convocatoria, tenemos que pulsar en Enviar. 

Nota: Con esta acción no le estamos enviando el formulario de registro a nadie. Esto sólo envía la convocatoria a los moderadores (si los hay). La acción crea simplemente la convocatoria en Teams. Mediante otro medio, por ejemplo email, hay que enviar el vínculo de registro para que las personas interesadas se inscriban.

Paso 6: Enviar el vínculo de registro

Al pulsar en Enviar, ya podremos ver en nuestro calendario la convocatoria. Vamos a utilizar como ejemplo un webinar sobre Microsoft Edge que se hizo desde el equipo de Formación de Informática.

Hacemos doble clic en el evento y ya podemos ver la opción para Copiar el vínculo de registro.

Lo copiamos y ya lo podemos utilizar en el medio de difusión que elijamos.

Opciones de la reunión

Con el webinar creado nos aparece una opción que no nos aparecía cuando creamos la convocatoria: Cambiar opciones.

Cuando clicamos aquí, se nos abre una ventana en el navegador desde la cual podemos elegir cómo queremos que moderadores y asistentes participen en la sesión.

Asistencia

Podemos consultar quién se ha inscrito al webinar en la sección Asistencia.

Nos aparece un listado con todos los participantes que se han inscrito.